Real Time Dispatch & Workforce Deployment Manager

Catatan penting mengenai perusahaan penempatan:

Lowongan ini dibuka untuk CITY SERVICE, salah satu perusahaan yang berada dalam satu grup usaha dengan CHAMPOIL Indonesia.

Proses publikasi lowongan dilakukan melalui akun CHAMPOIL Indonesia sebagai bagian dari proses recruitment dalam grup.

Kandidat yang terpilih nantinya akan bergabung dan ditempatkan di CITY SERVICE.

Tentang Perusahaan

CITY SERVICE merupakan perusahaan yang bergerak di bidang operational services dan integrated workforce solutions, dengan layanan utama meliputi security, cleaning, dan professional driver.

CITY SERVICE membantu berbagai client memastikan kebutuhan operasional mereka dapat berjalan dengan baik melalui kombinasi professional people, integrated systems, intelligent technology, dan operational governance.

Tentang Peran Ini

Kami mencari Real-Time Dispatch & Workforce Deployment Manager yang bertanggung jawab memastikan kebutuhan manpower dari client dapat dipenuhi dengan cepat, tepat, dan sesuai dengan Service Level Agreement (SLA).

Peran ini merupakan operational control role yang menghubungkan:

Client Demand ? Workforce Availability ? Dispatch Decision ? Deployment ? SLA ? Operational Performance

Anda akan memegang kendali terhadap keputusan deployment tenaga kerja secara real-time—menentukan siapa yang harus dikirim, ke lokasi mana, kapan harus dikirim, dan bagaimana manpower harus dialokasikan kembali ketika kondisi operasional berubah.

Peran ini bukan sekadar membuat jadwal kerja atau memonitor absensi.

Anda akan menghadapi kondisi seperti:

• Client membutuhkan manpower secara mendadak.

• Terjadi demand spike pada area tertentu.

• Guardian tidak hadir atau mengalami keterlambatan.

• Satu area mengalami shortage sementara area lain memiliki manpower yang idle.

• Terdapat emergency request dengan SLA yang ketat.

• Manpower harus dipindahkan antar-area tanpa mengganggu service di area lain.

Dalam kondisi tersebut, Anda menjadi salah satu pengambil keputusan utama yang memastikan tidak terjadi zero-availability dan service delay akibat kekurangan manpower.

Posisi ini berada di titik temu antara:

Operations × Workforce Management × Data Analytics × Service Delivery × Technology

Tanggung Jawab Utama

1. Real-Time Dispatch & Assignment

• Memimpin proses real-time dispatch dan workforce assignment berdasarkan incoming request dari client.

• Menentukan Guardian yang akan dideploy berdasarkan:

  • Availability

  • Location / proximity

  • Skill dan qualification

  • Urgency

  • SLA requirement

  • Current workload

• Memastikan setiap request mendapatkan assignment dalam waktu yang ditargetkan.

• Menjaga keseimbangan antara speed of response, quality of assignment, dan SLA compliance.

• Mengambil keputusan dengan prinsip speed over perfect matching, khususnya ketika kondisi membutuhkan keputusan cepat.

• Memastikan dispatch decision tidak hanya berdasarkan feeling, tetapi berdasarkan operational data yang tersedia.

• Memantau request yang belum ter-assign dan melakukan eskalasi atau intervention apabila terdapat risiko SLA breach.

• Memastikan tidak terjadi service delay akibat keterlambatan assignment manpower.

2. Workforce Deployment & Dynamic Reallocation

• Mengatur deployment manpower berdasarkan kebutuhan client dan kondisi aktual di lapangan.

• Melakukan redistribusi tenaga kerja antar:

  • Area

  • Zone

  • Branch

  • Shift

  • Client/project

• Mengidentifikasi kondisi shortage, excess manpower, demand spike, no-show, dan emergency request.

• Melakukan dynamic reallocation ketika kebutuhan aktual berbeda dengan baseline schedule.

• Memastikan pemindahan manpower dari satu area tidak menciptakan shortage baru di area asal.

• Menentukan prioritas deployment berdasarkan urgency, SLA deadline, demand level, dan workforce availability.

• Mengembangkan mekanisme reallocation yang cepat dan dapat diterapkan secara konsisten.

• Memastikan operational coverage tetap terjaga pada area-area kritis.

3. Workforce Scheduling & Readiness

• Menyusun workforce schedule berdasarkan:

  • Demand pattern

  • Historical requirement

  • Peak hour

  • SLA requirement

  • Client requirement

  • Workforce availability

• Menyeimbangkan manpower coverage dengan kebutuhan efisiensi operasional.

• Menentukan kebutuhan standby pool untuk menghadapi demand spike dan unexpected request.

• Memastikan tidak terdapat kondisi zero-availability pada periode dan area kritis.

• Mengidentifikasi gap antara planned workforce dengan actual workforce availability.

• Melakukan adjustment terhadap baseline schedule berdasarkan actual operational demand.

• Menganalisis pola demand untuk meningkatkan akurasi workforce planning.

• Mengembangkan scheduling approach yang mampu mendukung scalability ketika jumlah client, lokasi, dan workforce bertambah.

4. Attendance, Utilization & Workforce Productivity

• Memantau attendance, availability, readiness, dan utilization manpower secara real-time.

• Mengidentifikasi manpower yang:

  • Under-utilized

  • Over-utilized

  • Idle

  • Unavailable

  • At risk of absenteeism

• Menganalisis hubungan antara manpower utilization dengan response time dan service level.

• Menjaga keseimbangan antara high utilization dan operational responsiveness.

• Memastikan utilization tidak dioptimalkan secara berlebihan hingga menghilangkan standby capacity.

• Mengembangkan monitoring terhadap:

  • Manpower utilization rate

  • Idle time

  • Availability rate

  • Attendance

  • Standby capacity

• Mengidentifikasi productivity gap dan memberikan rekomendasi deployment improvement.

• Memastikan manpower productivity meningkat tanpa mengorbankan SLA dan service quality.

5. Dispatch Control Tower & Operational Visibility

• Memegang dashboard manpower dan dispatch sebagai source of truth untuk operational decision-making.

• Memantau kondisi workforce dan demand secara real-time.

• Mengembangkan dashboard yang memberikan visibility terhadap:

  • Active requests

  • Assignment status

  • Response time

  • Fill rate

  • SLA compliance

  • Manpower availability

  • Utilization

  • Idle time

  • Standby pool

  • Service delay

• Mengidentifikasi operational anomaly dan risiko SLA breach melalui data.

• Mengubah operational data menjadi insight yang dapat ditindaklanjuti.

• Menyediakan visibility kepada management terkait kondisi manpower dan service delivery.

• Memastikan operational decision dapat ditelusuri berdasarkan data dan decision logic yang jelas.

• Mengembangkan reporting mechanism yang memungkinkan management memahami kondisi operasi tanpa bergantung pada laporan manual.

6. SLA, Fill Rate & Service Performance Management

• Memastikan setiap request dipenuhi sesuai SLA yang telah ditentukan.

• Memantau dan meningkatkan:

  • First response time

  • Driver / Guardian assignment time

  • Arrival time

  • Fill rate

  • SLA compliance

• Mengidentifikasi penyebab service delay yang berasal dari manpower.

• Menjaga service delay due to manpower sedekat mungkin dengan zero.

• Menganalisis request yang gagal dipenuhi atau mengalami SLA breach.

• Melakukan root-cause analysis terhadap:

  • Manpower shortage

  • Late assignment

  • No-show

  • Poor deployment

  • Incorrect scheduling

  • Demand spike

• Menyusun corrective action untuk mencegah masalah yang sama berulang.

• Mengembangkan early-warning mechanism untuk mendeteksi risiko SLA sebelum terjadi service failure.

7. Demand Intelligence & Workforce Optimization

• Menganalisis pola demand berdasarkan:

  • Area

  • Client

  • Project

  • Day

  • Time

  • Shift

  • Peak period

• Mengidentifikasi demand spike dan recurring demand pattern.

• Membandingkan demand dengan workforce availability untuk menentukan manpower requirement.

• Mengembangkan pendekatan workforce allocation berdasarkan data historis dan actual demand.

• Mengidentifikasi area dengan recurring shortage maupun excess capacity.

• Memberikan rekomendasi terkait workforce deployment dan standby capacity.

• Mengembangkan model sederhana untuk membantu menentukan kebutuhan manpower pada periode tertentu.

• Menggunakan data untuk meningkatkan responsiveness sekaligus mengurangi idle manpower.

• Mengubah operational data menjadi rekomendasi yang actionable untuk Operations dan Management.

8. Building the Dispatch Engine & Process Automation

• Tidak hanya menjalankan proses dispatch, tetapi membangun dan menyempurnakan sistem dispatch.

• Mengidentifikasi keputusan dispatch yang berulang dan dapat distandarkan.

• Mengubah operational decision menjadi:

  • Rule

  • Logic

  • Workflow

  • Trigger

  • Alert

  • Assignment criteria

• Bekerja sama dengan Technology / IT untuk menerjemahkan operational logic ke dalam platform seperti OMNIFORCE / TRUEST.

• Mengidentifikasi peluang automation untuk:

  • Auto-assignment

  • SLA alert

  • Demand spike notification

  • Workforce availability monitoring

  • Exception detection

  • Reallocation recommendation

• Mengurangi ketergantungan terhadap manual dispatch dan spreadsheet.

• Mengembangkan SOP dan decision framework yang dapat digunakan secara konsisten oleh tim dispatch.

• Melakukan continuous improvement berdasarkan pola keputusan operasional.

• Memastikan sistem semakin mampu mengambil keputusan berdasarkan operational rules yang telah terbukti efektif.

9. Operational Leadership & Cross-Functional Coordination

• Memimpin tim yang terlibat dalam dispatch dan workforce deployment.

• Menentukan operating rhythm dan escalation mechanism untuk kondisi normal maupun emergency.

• Memberikan arahan ketika terjadi:

  • Demand spike

  • Manpower shortage

  • Emergency request

  • No-show

  • SLA risk

  • Service disruption

• Berkoordinasi dengan:

  • Operations

  • Branch / Area Team

  • Recruitment

  • Workforce Management

  • Client / Account Team

  • Technology / IT

  • Management

• Memastikan informasi operational issue dapat diteruskan dengan cepat kepada stakeholder terkait.

• Membangun budaya pengambilan keputusan berbasis data dan ownership terhadap service outcome.

• Memastikan tim tidak hanya menjalankan prosedur, tetapi memahami alasan di balik setiap dispatch decision.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 dari jurusan Operations Management, Business Management, Logistics, Supply Chain, Management, Statistics, Data Analytics, atau bidang terkait.

• Memiliki pengalaman dalam real-time operations, dispatch, workforce management (WFM), fleet / field service operations, resource deployment, logistics, last-mile, security services, cleaning services, driver operations, atau operational control tower.

• Memiliki pengalaman langsung dalam mengelola workforce deployment atau assignment secara real-time.

• Memiliki pengalaman bekerja dengan target SLA, response time, assignment time, arrival time, fill rate, atau fulfillment rate.

• Memiliki pengalaman melakukan workforce scheduling dan dynamic reallocation.

• Memiliki pengalaman menggunakan dashboard, spreadsheet live, BI tools, Workforce Management System, Dispatch System, atau operational monitoring tools.

• Mampu melakukan data analysis untuk mendukung operational decision-making.

• Mampu mengambil keputusan cepat dalam kondisi operational pressure dan informasi yang tidak lengkap.